Feedback geven? Zo doe je dat!

Feedback geven. We weten allemaal dat het belangrijk is.  Het helpt ons groeien,  verbeteren en sterkere relaties opbouwen. Maar eerlijk is eerlijk,  het is niet altijd even makkelijk.  Hoe zorg je ervoor dat je feedback zich goed opbouwt en goed overkomt?  De sleutel ligt onder andere in een heldere structuur en een open mindset.

Laten we eens kijken naar de vier fases die je naar een succesvol feedbackgesprek leiden:

1.  De basis: een veilige omgeving

Stel je voor: je krijgt feedback in de drukke kantoortuin,  tussen de telefoontjes en deadlines door. Niet echt ideaal, toch?  Om feedback écht te laten landen, is een rustige en veilige omgeving essentieel.  Zoek een aparte ruimte op,  zorg voor privacy en neem de tijd.  Een kop koffie of thee erbij kan de sfeer ontspannen en de ontvanger meer op zijn gemak stellen.

Vergeet niet om allereerst duidelijk aan te geven waar de feedback over gaat. Dit geeft de ontvanger de kans om zich hierop voor te bereiden waar nodig..

Voorbeeld: “Ik wil graag even met je praten over je rol in het laatste project, specifiek over de communicatie met de klant.”

2.  De kern: concrete feedback met G-G-G

Nu komt het aan op de inhoud.  Om je feedback helder en effectief te maken,  is de ‘gedrag-gevoel-gevolg’-structuur (G-G-G) een handig hulpmiddel:

Gedrag: Beschrijf objectief welk gedrag je hebt waargenomen. Vermijd interpretaties of aannames.

Voorbeeld: “Ik merkte dat je tijdens de vergadering een paar keer de klant onderbrak.”

Gevoel: Deel welk gevoel dit gedrag bij jou oproept. Dit maakt je feedback persoonlijker en laat zien wat de impact is.

Voorbeeld: “Daardoor voelde ik me ongemakkelijk en kreeg ik de indruk dat de klant zich niet gehoord voelde.”

Gevolg: Benoem wat het gevolg van dit gedrag is (of kan zijn). Dit geeft de ontvanger inzicht in de bredere context.

Voorbeeld: “Dit kan de samenwerking met de klant moeilijker maken en een negatieve invloed hebben op het project.”

3. De check:  begrip en  ruimte voor reactie

Feedback geven is geen eenrichtingsverkeer.  Check of de ontvanger je feedback begrijpt en hoe deze ervaart. Dit kun je doen door open vragen te stellen:

• “Kun je je voorstellen wat ik bedoel?”
• “Herken je dit in jezelf?”
• “Hoe komt dit op jou over?”

Luister aandachtig naar het antwoord.  Geef de ander de ruimte om te reageren,  zijn perspectief te delen en eventuele misverstanden uit de weg te ruimen.

4. De afronding: samen naar een oplossing

Feedback is pas echt waardevol als het leidt tot verbetering.  Bespreek samen mogelijke oplossingen.  Spreek je wens uit over gewenst gedrag, maar sta ook open voor suggesties van de ander.  Onderhandel,  kom tot overeenstemming en maak concrete afspraken over een nieuwe aanpak.

Voorbeeld: “Ik vind het belangrijk dat we klanten de ruimte geven om hun verhaal te doen.  Zou je er de volgende keer op kunnen letten dat je hen niet onderbreekt?  Misschien kunnen we samen een paar gesprekstechnieken oefenen?”

Feedback als waardevol instrument

Feedback geven is een kunst.  Het vraagt om inlevingsvermogen,  open communicatie en de bereidheid om te leren.  Door deze vier fases te volgen,  maak je van feedback een waardevol instrument voor groei en ontwikkeling,  zowel voor jezelf als voor de ander.

Wil jij meer leren over het geven van feedback of breder aan de slag met persoonlijke ontwikkeling en/of team ontwikkeling? Ontdek ons trainingsaanbod en maak optimaal gebruik van jouw eigen kwaliteiten en die van je team.