Time management: 10 valkuilen

Aan de slag met timemanagement!

Heb je wel eens het gevoel dat je omkomt in het werk en niet weet waar je moet beginnen? Het ene project is nog niet afgerond terwijl je alweer midden in het volgende project zit! Alles lijkt even belangrijk en schreeuwt om jouw aandacht. En thuis gaat alles natuurlijk ook gewoon door. Hoe ga je hiermee om? Hoe deel je jouw werktijd zo efficiënt en effectief mogelijk in? Hoe bewaak je de balans tussen werk en privé?

Time management is dé oplossing

Time management is inmiddels een bekend begrip. Maar wat houdt het precies in? Time Management kun je definiëren als: ‘een systeem van principes, gewoonten, vaardigheden, instrumenten en technieken die er samen voor zorgen dat je méér gedaan krijgt in de tijd die je hebt, met als doel de kwaliteit van werk en leven te verhogen’.

Hoe ga je aan de slag met timemanagement?

Voordat kunt beginnen met het managen van je eigen tijd, is het belangrijk dat je weet wat jouw ‘tijdsvreters’en valkuilen zijn. Want hoe meer jij je hier bewust van bent, des te gemakkelijker kun je een goede planning maken. Bedenk bijvoorbeeld welke activiteiten onderneem jij gedurende je dag die teveel tijd vragen en mogelijk ook te weinig opleveren? Naast tijdvreters zijn er ook vele vuilkuilen die jouw goede timemanagement in de weg kunnen staan. Hieronder een greep uit de verschillende soorten valkuilen.

De 10 valkuilen van timemanagement

• Uitstellen van zaken
• Kracht van de gewoonte
• Te strakke of niet realistische planning hanteren
• Toegeven aan weerstand tegen plannen en organiseren
• Teveel zelf willen doen / niet kunnen of willen delegeren
• (te) Perfectionistisch zijn
• Faalangst hebben
• Moeite met Nee durven zeggen
• Gebrek aan structuur
• Afspraken niet nakomen

Gebruik structuur als planningstool

Het is belangrijk dat je structuur aanbrengt in alle activiteiten die je onderneemt. Dit kun je doen door de volgende drie fasen te doorlopen:

Fase 1: Inzicht en planning

In stap 1 van deze fase bepaal je wat de verschillende activiteiten zijn die jij moet uitvoeren. Welke verantwoordelijkheden heb je? Wat wordt er van je verwacht? Welke doelstellingen horen daarbij? Waar word je in jouw eindevaluatie op beoordeeld? Nadat je bepaald hebt welke taken binnen jouw verantwoordelijkheid liggen en hoeveel tijd deze je kosten, ga je over tot stap 2: prioriteiten stellen. Hiervoor kun je gebruik maken van het Eisenhower model. Om te beginnen maak je een indeling van al je activiteiten op basis van twee criteria: Urgentie en Belangrijkheid. Wat vereist onmiddellijke aandacht en moet nu gebeuren? Dat is urgent. Wat heeft voor jou persoonlijk waarde en draagt bij tot jouw persoonlijke missie of doelen in jouw leven/werk? Dat is belangrijk. Als je eenmaal je activiteiten en doelstellingen op korte- en lange termijn inzichtelijk hebt, maak je een plan van aanpak: stap 3. In je plan van aanpak staat precies uitgewerkt wat, hoe, wanneer gedaan moet worden.

Fase 2: Uitvoering

Als je fase 1 afgerond hebt, is het tijd om je plan ten uitvoer te brengen. Soms betekent het simpelweg: begin bovenaan je prioriteitenlijst! En soms moet je op basis van je plan van aanpak kijken wie je binnen je organisatie nodig hebt, waar je je kennis moet halen of welke materiële zeken je nodig hebt om tot een juiste uitvoering te komen.

Fase 3: Evaluatie en bijsturing

Ten slotte doorloop je fase 3. Aan de hand van je plan van aanpak heb je jouw activiteiten, een aantal maanden, volgens een vast werkschema uitgevoerd. Nu evalueren en waar nodig bijsturen. Zijn je gestelde doelen behaald? Of zie je nog mogelijkheden om nog effectiever of efficiënter met je tijd en je werkzaamheden om te gaan? Welke activiteiten heb je uitgevoerd die mogelijk niet tot jouw takenpakket behoorde? Of waar had je juist nog meer aandacht aan moeten besteden om output te vergroten?

Training Time Management

Valt er voor jezelf of je team nog winst te behalen op het gebied van het plannen en organiseren van werkzaamheden? Kijk dan eens naar de training Time Management. In deze training krijg je de handvatten en vaardigheden aangereikt, waarmee je ervoor kunt zorgen dat je efficiënt en effectief omgaat met je (werk-) tijd.